4 façons d'utiliser un tableau blanc pour rester organisé

Quand je suis arrivé à l'université, j'ai essayé de rester organisé avec mon seul téléphone, mais j'ai trouvé que c'était un véritable défi. Il y avait trop d'informations à regarder sur un écran minuscule. Je me suis donc tourné vers les tableaux blancs et j'ai trouvé des moyens pratiques de les utiliser pour rester organisé. Voici les quatre méthodes que j'utilise :

-Créez des colonnes avec des échéances pour vos tâches

-Transformez votre tableau blanc en calendrier mensuel

-Transformez votre tableau blanc en un calendrier quotidien

-Suivez l'avancement de vos tâches à l'aide de notes autocollantes.

-Je vais vous expliquer plus en détail comment utiliser chacune de ces méthodes. Continuez à lire pour me suivre !

1. Créez des colonnes avec des délais pour vos tâches

La première méthode pour utiliser un tableau blanc afin de rester organisé est de créer des colonnes avec des délais pour vos tâches. Qui devrait utiliser cette méthode ?

Les personnes qui souhaitent simplement utiliser un tableau blanc pour se rappeler les échéances de leurs tâches. Si vous cherchez à écrire beaucoup d'informations, cette méthode n'est pas faite pour vous.

Si vous décidez d'utiliser cette méthode, vous pouvez utiliser des marqueurs ou des notes autocollantes pour organiser votre tableau blanc. Je recommande l'utilisation de notes autocollantes car il est facile de déplacer les choses. Voici comment utiliser cette méthode d'organisation du tableau blanc :

1. Créez des colonnes avec des échéances spécifiques

En haut de votre tableau blanc, inscrivez différents délais qui correspondent à votre style de vie. Par exemple :

Quotidien (tâches que vous devez accomplir tous les jours)

To-Do (tâches à accomplir entre 1 et 7 jours)

Bientôt (tâches à accomplir entre 8 et 31 jours)

Plus tard (tâches à accomplir après 31 jours)

Ce ne sont que des exemples. Vous pouvez créer tous les délais que vous souhaitez. Vous pouvez même remplacer les titres des colonnes par les délais réels (par exemple, en utilisant 1-7 jours comme titre de colonne au lieu de To-Do). Utilisez également un marqueur de couleur différente pour chaque période. Avec le temps, vous vous souviendrez de la couleur qui correspond à la période concernée.

2. Notez toutes vos tâches/priorités dans le bon délai.

Très simple, il ne vous reste plus qu'à noter toutes vos tâches dans les délais que vous avez créés à la première étape. C'est à vous de décider si vous voulez noter toutes vos tâches ou seulement les plus importantes.

Par exemple, si vous faites de la musculation ou de l'exercice tous les jours depuis quelques années, vous ne voudrez peut-être pas l'inscrire sur votre tableau blanc, car vous avez déjà l'habitude d'accomplir cette tâche tous les jours. En revanche, si vous ne faites de la musculation ou de l'exercice que depuis quelques mois, il est bon de l'inscrire sur votre tableau blanc.

Non seulement cela vous aidera à rester organisé et à suivre votre programme de remise en forme, mais ce sera également un rappel physique qui vous incitera à faire de l'exercice !

3. Inscrivez les dates d'échéance à côté de chacune de vos tâches

Maintenant que vous avez rédigé toutes vos tâches, inscrivez la date d'échéance de chacune d'entre elles. Vous n'avez pas besoin de le faire pour la colonne Quotidien, car la date d'échéance de chaque tâche est répétée chaque jour. Le fait de noter les dates d'échéance vous rappellera physiquement quand une tâche spécifique est due, ce qui vous permettra de ne jamais la manquer.

Si possible, écrivez toutes les dates d'échéance avec un marqueur de couleur que vous n'avez jamais utilisé. Cela vous permettra de trouver facilement les dates d'échéance sans avoir à lire chaque tâche.

4. Au fur et à mesure que le temps passe, déplacez les tâches vers la bonne échéance.

Si vous disposez d'un calendrier pour les tâches dont la date d'échéance est comprise entre 1 et 7 jours, vous devrez très bientôt déplacer une tâche qui était initialement prévue dans 8 jours. Cela peut être difficile à faire si vous avez beaucoup de tâches écrites et que vous organisez votre tableau blanc à l'aide de marqueurs.

C'est pourquoi je vous recommande d'utiliser des notes autocollantes, car il faut moins d'une seconde pour déplacer les tâches. Vous devez vérifier votre tableau blanc quotidiennement pour rester organisé. Il est préférable d'essayer de garder votre tableau blanc vide. Dès que vous avez du temps libre, attaquez-vous aux tâches dont l'échéance est lointaine afin de vider votre tableau blanc.

2. Transformez votre tableau blanc en calendrier mensuel

La deuxième méthode pour utiliser un tableau blanc afin de rester organisé consiste à transformer votre tableau blanc en un calendrier mensuel. Qui devrait utiliser cette méthode ?

Ceux qui possèdent déjà un tableau blanc

Ceux qui utilisent déjà un calendrier électronique pour s'organiser.

Donc, si vous possédez actuellement un tableau blanc mais que vous voulez le transformer en calendrier mensuel pour rester organisé

1. Prenez les outils nécessaires

Pour commencer, prenez les outils suivants pour construire votre tableau blanc-calendrier.

Règle

Ciseaux

Ruban à mesurer

Marqueur permanent

Ruban adhésif électrique en vinyle Scotch.

Si vous n'avez pas de scotch, utilisez un autre ruban opaque et de petite largeur. Si vous n'avez que du ruban adhésif plus épais, vous devrez couper les bandes plus petites par la suite.

2. Dessinez un calendrier sur votre tableau blanc

Utilisez votre marqueur permanent pour dessiner un calendrier sur votre tableau blanc. Assurez-vous que vos boîtes sont aussi régulières que possible. Utilisez votre ruban à mesurer et votre règle pour créer des lignes directrices précises.

 

Assurez-vous d'inclure les jours de la semaine et dessinez une petite case en haut de votre tableau blanc pour indiquer le mois en cours. Laissez un espace vide en bas de votre tableau blanc pour des notes supplémentaires.

 

3. Reprenez le croquis de votre calendrier avec du ruban adhésif

Utilisez soigneusement votre ruban adhésif pour recouvrir chaque ligne de votre croquis de calendrier, mais veillez à effacer la ligne avant d'appliquer le ruban adhésif. Si votre ruban adhésif est trop épais, utilisez vos ciseaux pour réduire les bandes. Ensuite, utilisez votre règle pour que le ruban reste bien droit lorsque vous l'appliquerez.

4. Remplissez votre calendrier

 

À ce stade, vous devriez avoir :

Une case en haut de votre tableau blanc pour indiquer le mois de votre calendrier.

Un contour de calendrier à l'aide de ruban adhésif qui inclut les jours de la semaine.

Un espace vide en bas de votre tableau blanc pour écrire des notes.

Maintenant, remplissez votre calendrier. Inscrivez le mois en cours, les jours de la semaine, les numéros du mois et les tâches à effectuer ce mois-ci.

Vous pouvez utiliser l'espace blanc en bas pour ce que vous voulez. Je vous recommande d'utiliser l'espace vide pour écrire des informations supplémentaires sur vos tâches si nécessaire. Par exemple, si vous avez un test à l'école le 8, écrivez en bas de votre tableau blanc les chapitres que vous devez étudier.

 

3. Transformez votre tableau blanc en agenda quotidien

La troisième méthode pour utiliser un tableau blanc afin de rester organisé est de transformer votre tableau blanc en un planning quotidien. Qui devrait utiliser cette méthode ?

Les personnes qui souhaitent suivre une routine quotidienne

Ceux qui veulent utiliser un tableau blanc pour augmenter leur productivité quotidienne

Les personnes qui utilisent d'autres outils pour organiser leur liste de tâches.
Il est important d'avoir un programme quotidien car vous pouvez maximiser votre productivité quotidienne (en supposant que vous le respectiez). Cette méthode se concentre sur l'organisation de vos activités quotidiennes afin que vous ne perdiez pas de temps tout au long de la journée.

Vous devrez utiliser une autre méthode ou un autre outil pour suivre votre liste de choses à faire/tâches. Les étapes suivantes sont très similaires à celles de la deuxième méthode de ce guide. Si vous avez lu la deuxième méthode, vous savez déjà comment utiliser cette méthode. Si vous n'avez pas lu la deuxième méthode, suivez ces étapes pour transformer votre tableau blanc en un planning quotidien :

1. Prenez les outils nécessaires pour cela

Prenez les outils suivants pour construire votre planning quotidien :

Règle
Ciseaux
Ruban à mesurer
Marqueur permanent
Ruban électrique en vinyle Scotch.

Si vous n'avez pas de scotch sous la main, trouvez-en un autre qui soit opaque et de largeur relativement faible. Si vous n'avez que du ruban adhésif épais, vous devrez couper les bandes plus petites par la suite.

2. Dessinez un programme quotidien vide

Utilisez votre marqueur permanent pour dessiner un programme quotidien vide sur votre tableau blanc. Vous pouvez reproduire le programme quotidien de l'image ci-dessus ou inventer le vôtre.

Assurez-vous que vos boîtes sont aussi régulières que possible en utilisant votre ruban à mesurer et votre règle pour créer des lignes directrices précises. Veillez également à inclure les jours de la semaine.

3. Reprenez le croquis de votre emploi du temps quotidien avec du ruban adhésif

Utilisez soigneusement votre ruban adhésif pour recouvrir chaque ligne de votre croquis de planning quotidien, mais veillez à effacer la ligne avant d'appliquer le ruban adhésif. Je sais que cela peut prendre du temps, mais ne vous inquiétez pas, vous ne devez le faire qu'une fois.

Si votre ruban adhésif est trop épais, utilisez vos ciseaux pour couper les bandes plus petites. Ensuite, utilisez votre règle pour maintenir le ruban droit lorsque vous l'appliquerez.

4. Remplissez votre emploi du temps quotidien

Remplis ton emploi du temps obligatoire. Notez tout ce que vous devez faire chaque jour de la semaine. Cela inclut le temps nécessaire pour vous préparer et vous rendre à l'école ou au travail, vos horaires d'école ou de travail, vos horaires de sommeil et d'autres tâches récurrentes comme sortir les poubelles, aller à l'église et aller chercher un frère ou une sœur.

Prévoyez du temps pour être productif. Réservez-vous du temps pour être productif chaque jour. Il peut s'agir de travailler sur des projets secondaires, de faire ses devoirs, de faire des courses, etc. En fonction de votre emploi du temps, vous pouvez avoir beaucoup de temps pour être productif ou très peu.

Réservez votre temps libre. Accordez-vous du temps libre après votre temps de productivité pour chaque jour. Vous êtes libre de faire ce que vous voulez pendant votre temps libre.

4. Suivez la progression de vos tâches à l'aide de notes autocollantes.

La quatrième méthode d'utilisation d'un tableau blanc pour rester organisé consiste à suivre l'avancement de vos tâches à l'aide de notes autocollantes. Qui devrait utiliser cette méthode ?

Ceux qui veulent organiser des étapes spécifiques de leurs tâches
Les personnes qui souhaitent utiliser leur tableau blanc comme un outil de gestion de projet.

Cette méthode est très similaire à Trello. Trello est un outil de gestion de projet qui vous permet de gérer plusieurs tâches et de suivre leur évolution. Heureusement, cette méthode est très facile à mettre en place. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont des marqueurs et des notes autocollantes. Suivez les étapes suivantes pour configurer votre tableau blanc :

 

1. Créez des titres progressifs adaptés à vos tâches

Les titres progressifs sont des titres qui indiquent le statut d'une tâche. Vous pouvez étiqueter ces titres comme vous le souhaitez. Par exemple :

Nouvelle tâche potentielle
Tâche révisée
Tâche approuvée
En cours
En attente
En attente de révision
Modifications finales
Tâche terminée

Le nombre de titres progressifs dépend entièrement de vous. Si vos tâches sont simples, vous n'aurez peut-être besoin que de quatre titres progressifs. Si vos tâches sont complexes et nécessitent l'attention d'autres personnes, vous pouvez avoir besoin de 10 titres progressifs. Une fois que vous avez établi tous vos titres, passez à l'étape suivante.

 

2. Créez des colonnes pour vos titres progressifs

Mettez votre tableau blanc en position paysage (horizontale). Comptez le nombre de titres progressifs dont vous disposez, puis utilisez une règle pour diviser vos colonnes sur le tableau blanc de manière égale.
Gardez à l'esprit que vous allez utiliser des notes autocollantes pour suivre vos tâches, alors assurez-vous que les colonnes sont suffisamment larges pour les accueillir.

3. Inscrivez toutes vos tâches sur des notes autocollantes et coordonnez-les par couleur.

Prenez des notes autocollantes de différentes couleurs pour noter toutes vos tâches. La raison pour laquelle nous utilisons des notes autocollantes de différentes couleurs est pour organiser les tâches qui sont dans des domaines différents (par exemple, le ménage, YouTube et un blog).
Par exemple, toutes vos notes rouges permettront de suivre vos tâches sur YouTube, toutes vos notes vertes permettront de suivre vos tâches ménagères et toutes vos notes jaunes permettront de suivre votre travail sur le blog.

4. Déplacez vos tâches vers le bon titre progressif

Maintenant que vous avez rédigé toutes vos tâches, placez-les sous le bon titre progressif. Si vous le souhaitez, vous pouvez même écrire les tâches terminées et les placer sous votre dernier titre progressif. Cela vous rappellera les tâches que vous avez déjà accomplies.
Chaque fois que vous travaillez sur vos tâches, assurez-vous de les déplacer immédiatement dans la bonne colonne. Cela vous aidera à rester organisé et à suivre avec précision leur progression.

 

Conclusion

Chaque méthode présentée dans ce guide est une excellente façon d'utiliser votre tableau blanc pour rester organisé. Disposer d'un outil d'organisation physique comme un tableau blanc peut s'avérer plus efficace que les outils d'organisation électroniques.
Si vous avez du mal à vous organiser, relisez chacune de ces méthodes et déterminez celle qui vous convient le mieux.

 

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